1.はじめに

「名刺」と「封筒」は、起業する際に事前に準備しておくべきものとして挙げられることも多い、
ビジネスの必需品というイメージを持たれている方がほとんどだと思います。

日々の業務の中で、当たり前に使っているという人も多いはず。

しかし、名刺と封筒は単なる文具やビジネスアイテムではなく、他社とのつながりを持つために利用するものです。

無難にありきたりなデザインにするのではなく、自社のイメージを上げたり、ブランディングに活用したり。
名刺に限っては、営業ツールとして使うのであれば顔と名前を覚えてもらうために活用したりと、様々な場面で使えるツールの一つだと認識しておくことが大切です。

今回は、名刺と封筒の仕様や役割、発注先の業者選びのポイントについて解説していきます。

2. 一般的な仕様について

①名刺

まず初めに名刺の一般的な仕様についてですが、日本の名刺の標準サイズは「91×55mm」です。

名詞と言われればなんとなく皆さんイメージできるかと思いますが、意外とサイズまで気にする方は少ないのではないでしょうか。

もちろん人によってはもう一回り大きいサイズや小さいサイズのものを使用している方もいます。

基本的には保管のしやすさを考えると、ごく一般的な名刺入れやお財布に入るサイズが好ましいですね。

用紙に関しては、好みや使い方で色々考えられますが、よく使われている一般的な紙としてはマット系（艶がほとんどなく色の乗りが良いもの）が多いかと思います。色も白やクリーム色のものをよく目にしますね。

ですが冒頭でも少し触れたように、名刺はただ単にビジネスアイテムだけという訳ではなく、
使う場面によって様々な役割を果たしてくれます。

近年だと名刺のデジタル化も進んでいます。

デジタル名刺とは、従来の紙媒体による名刺とは異なり、自分の名刺を電子化することで、オンライン上で行うWebミーティングや商談の場面で活用することができるものです。

たまにWebセミナーなどの場面で、話し手の背景に名刺の情報が書かれていたりするのを見たことはないでしょうか？こちらも一つのデジタル名刺ですね。

このように、直接会わなくてもお互いの名刺を交換することができるのがデジタル名刺のメリットと言えるでしょう。

その他にも、たくさんの名刺の種類がありますので、気になる方は一度調べて知識として持っておくのも良いでしょう。

②封筒

次に封筒の仕様に関することですが、よく使用されている封筒は、「角2封筒」A4が折らずに入るサイズ、「長3封筒」A4の3つ折りが入るサイズがあります。

この辺の封筒は一般企業や自治体などでは、必ずと言っていいほど使用される封筒なので、名称やサイズ感を覚えておくと、スムーズに発注ができると思います。

カラーも数多くあり、企業でいうならコーポレートカラーに近い色を使ったり、予算を抑えるために無難な茶封筒を使ったりしている方もいます。

紙の厚さや種類も様々で、業種によっては光に当てても透けないものを使ったり、窓付きといって封入物が何か分かるような仕様があったりと、名刺同様、封筒も使い方によって様々な役割を果たしてくれるビジネスツールの一つです。

3.名刺・封筒が持つ効果とは

弊社では、名刺に顔写真を入れて使っている営業さんがほとんどです。

意味としては、顔を覚えてもらうため、写真と一緒に趣味や特技や出身校を入れることで、会話を広げるためなど、飛び込み営業の際に役に立つからです。

もちろんロゴやコーポレートカラーでデザインをし、会社のイメージを伝えるためのものとしても役立ちます。

現代社会において、会社のイメージアップを図るアイテムとして、様々な工夫がなされた名刺や封筒があります。

例えば、近年で言うと新型コロナウイルス感染拡大の影響から約3年が経ちますね。

ワクチン接種により鎮静化が予測されますが、完全にウイルスが消滅することはなく、ある程度ウイルスとの共生が続くと考えられます。

そんな中で人々の衛生面への意識の高まりに対応した「抗菌・抗ウイルス用紙」という紙が
医療機関・教育機関・宿泊施設・官公庁様の中で注目を集めています。

抗菌・抗ウイルス用紙とは、銀イオンを用いた抗菌・抗ウイルス剤を使用して作った紙のことです。

銀イオンとは、各種病原菌やウイルスの増殖を抑える働きがあり、繊維、プラスチック、デオドラント製品、消臭剤など、多くの用途に利用されている安心・安全な成分のことです。

この抗菌・抗ウイルス用紙の用途としては、対面で相手に渡す「名刺」や、多くの人を介する「封筒」などが考えられます。

抗菌・抗ウイルス機能を有した用紙を用いることで、菌やウイルスによる感染リスク低減を図るとともに、相手への配慮と安心感を与えるというメリットがあります。

このように今の時代、会社名とロゴを印刷しただけの封筒や、よくあるテンプレートを使っただけの名刺を使っている企業は、ブランディングの機会を失っているともいえるでしょう。

封筒と名刺のデザインにこだわり、ブランディングに沿った共通のイメージでデザインをすれば、
取引先からの印象を強めることができます。

4. 発注先選定の3つのポイント

名刺や封筒の印刷をしている印刷会社は複数あります。

多くの場合は、名刺や封筒、チラシなど、ビジネスに使えるアイテムを一括して注文できるようになっているでしょう。

これは、発注する側からしてもメリットがあります。

まずは、イメージを統一しやすいこと。

同じ素材とインクを使い、同じ加工をしていたとしても、印刷会社によって微細な仕上がりが異なります。

そのため、名刺と封筒を印刷する会社をころころ変えていると、微妙に雰囲気の違う仕上がりになってしまう恐れがあります。

反対に、名刺と封筒をいつも同じ印刷会社で印刷すれば、両者のイメージを統一しやすくなり、名刺と封筒共通でこだわりのデザインを実現することも可能です。

他には事務処理が楽になるという点も挙げられます。

取引先が増えると、それだけ支払先が増えてしまいます。
支払い手続きの手間がかかる上、取引先の与信管理や振込先管理もしなければいけません。

名刺と封筒の印刷所を統一しておけば、取引先が増えることはありませんから、
その分事務処理が楽になり、業務にかかる時間を削減できます。

このように印刷会社にはたくさんの種類があります。

そのなかで、どこの印刷会社に発注するのがベストなのかは、それぞれの企業が求めるサービスによって異なります。

ズバリ！発注先を選定する際のポイントとして大きく分けると3つ。

1.「用紙の種類も含む印刷加工技術」
2.「デザインサービスの有無」
3.「納期設定」
です！

印刷会社によって行える加工の種類やバリエーションが変わります。

名刺や封筒を印刷する際に特殊印刷を使用したデザインにすると、それだけ高級感のあるアイテムを作ることができ、取引先にも強い印象を与えることができます。

また、オリジナルデザインの作成を依頼したい場合は、デザイナーが所属している印刷所や、デザインサービスを行っている印刷所を選びましょう。

このとき、デザインサンプルをチェックすることで、自社のイメージに合ったデザインが可能かどうかがわかります。

デザインセンスや得意な方向性にも違いがありますから、希望に合ったデザインを作ってくれる会社を見つけることが大切です。

そして最後に、これは一番大切なことですが、納期設定です。

名刺や封筒は、切らしてしまうと仕事に支障をきたすものです。

希望通りの納期で納品が可能かどうかは、必ず確認しておきましょう。

特に、特殊加工をする場合や、デザイナーにデザインを依頼する場合は、印刷だけを依頼するよりも納期に時間がかかります。

希望の加工ができるかどうかはもちろん、どのくらい時間がかかるのかも併せて見ておく必要があり、そこをきちんと守ってくれる、少しの融通なら聞いてくれる会社を選ぶことが何より重要です。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか？
名刺と封筒の仕様や役割、発注先の業者選びのポイントについて解説してきました。

名刺や封筒は会社の顔ともなりうるビジネスツールだということが分かっていただけたでしょうか。

ただ単に今まで通り注文するだけではなく、しっかりとした目的、用途を理解した上で、デザインや仕様、発注業者を決めることも大切なことなのです。

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