1.【広報誌とは】

広報誌とは、企業や団体が顧客や市場、組織内の人たちに向けて、あるいは自治体が地域の人たちに向けて製作・発行する冊子のことです。

主に、企業・団体・自治体が行っている活動や、組織を構成しているメンバーの動向などを広く伝えて知ってもらうことを目的に発行されています。

また「広報誌」と「広報紙」は、どちらとも自治体・企業・NPO等の団体が、活動や方針を知らせるために書いた発行物を指します。

発行物のサイズと見た目によって、漢字が区別されています。

また、不特定多数のターゲットに向けて各機関の活動を宣伝するために使用するものです。

PR誌とも呼ばれることもあり、広い範囲へのアプローチ効果が期待できます。

広報誌は自己宣伝や伝達手段だけがメリットではありません。

特定の地域やコミュニティをターゲットとして発行される広報誌の場合には、関わる人々が交流を図るひとつの要素としても活躍してくれるのです。

2.【広報誌制作のメリット】

①さまざまな情報発信の使い方ができる

広報誌を作ることで、それを手渡す、郵送する、ポスティングする、回覧する、掲示するといった様々な方法で、情報をより多くの人に知らせることができます。

コピーして必要な部分だけまとめるなど、二次利用の手軽さも紙媒体ならではだと思います。

②情報格差が生じない

広報誌は紙媒体のため、ネットのようにアクセスした人しか見られないという性質のものとは異なり、情報格差が生じません。

お年寄りや地域の人にも優しい広報物であり、幅広い年齢層の方々へ情報を届けられます。

③新しいコミュニケーションツールの物となる

頻繁な営業や、売り込み一辺倒のチラシやＤＭに対して、時としてそれがしつこく感じてしまい、お客様からの印象をどんどん悪くしてしまうことがあります。

第３のツールとして「広報誌」を持つことがオススメです。

顧客に直接的な売り込みをするのではなく、顧客が知りたいと思うような情報提供を定期的にするようにします。

そして、繰り返し目に触れることで次第に好感を持っていただくことができるのです。

④サービス・商品の利用に繋がる

広報誌を１回読んで、興味のあるイベントの掲載などがあればすぐにリアクションに繋がる可能性もあります。

しかし、中には慎重な方もいます。
そんな方にも、２回・３回と連載していくうちに好感・共感が生まれて、利用したいという気持ちが生まれるようになります。

また、雑誌として手元に残るので、ふとした時に読み返してもらうこともでき、ゆっくりと方針や理念を落とし込むことで納得し、親近感を持ってもらうことができます。

じわじわ効いてくる、というのが広報誌の良いところです。

3.【広報誌制作7つのポイント】

①誰に何を届けたいのかを明確にする

効果的な広報誌を作成するためには、作成前の段階でターゲットを明確に絞ることが重要です。

不特定多数のユーザーに向けて情報を発信している広報誌ですが、狙ったターゲットの心にとどまる内容でなければ意味がありません。

目的は広報誌を作ることではなく、ターゲットに情報を届けることだと再認識します。

なかでも重視したいのは、読者になにを感じてほしいのか、なにを伝えたいのかといった発行の目的です。

「自治体発行の広報紙 ＝ その地域で暮らす人々とのコミュニケーションツールのひとつに」
「企業の広報誌 ＝ 自社サービスの認知・購買意欲増加」
など、広報誌作成の成果を得られるよう、作成チームの共通認識となるような土台をしっかり築いておきます。

特にSNSやスマホで記事を読むことに慣れている読者に向けた広報誌の場合、表現が硬すぎたり文字が多すぎたりすると、それだけで敬遠されることもあります。

読者に応じた表現方法を検討します。

②予算を確認し内製する部分と外注する部分をクリアにする

コンセプトや伝えたい情報が明確化したあとは、予算の確認を行います。

広報誌に費やせる金額は無限ではありません。

事前に決められた費用のなかで、よりクオリティの高い広報誌を作成するためにも、
「内製化できるもの」と「外注しなければならない部分」を正確に分けて、必要な費用を洗い出していきます。

③作りたい世界観やデザインイメージを固めておく

・自治体の広報誌の場合 ＝ 市民たちの絆を感じる、あたたかな雰囲気
・企業の広報誌 ＝ 自社のテイストを活かした、個性的なデザイン
といったように、広報誌にはそれぞれの特徴があらわれます。

誌面の作成前に、作り出したい世界観やデザインを十分イメージしておきます。

明確なイメージが決まっていない場合には、複数案考えたのちに選別するのもおすすめです。

また、イメージボードを利用して細かな調整を行うのも良い方法です。

文字表現だけはなく、デザインやレイアウト、写真やイラストなどによって、読みやすくすることも大事です。

④無理は禁物！続けられる体制や運営フローを整える

「より良い広報誌を届けたい」と思うあまり、過密スケジュールを組んでしまうこともしばしば……。

しかし、作成するメンバーへの負担が大きい場合やスケジュールに無理が出てしまうと、発行までにさまざまなトラブルが生じてしまう可能性も高いので要注意。

作成時には、続けられる運営体制を整えておきます。

また、作成から発行までのスケジュールを明確にイメージしておくことも重要です。

ゴールまでにどんなプロセスが必要なのか、一つひとつの過程にどの程度の日数がかかるのかを確認しておきます。

⑤目標達成を社内ですりあわせておく

広報誌は、数ヵ月単位で定期的に発行されるのが一般的です。

「無事に発行できたから終了！」と捉えるのではなく、次号以降に活かすために必ず目標の達成度を確認する時間を設けます。

広報誌での目標達成共有はもちろん、ときには読者の意見や要望をアンケート形式で収集するのもおすすめです。

広報誌をはじめとする各種刊行物は、読者にとってプラスの要素がなければ単なる自己満足に終わってしまいます。

自分たちが求める最善の広報誌を作り上げるためにも、次の号でいかに良い広報誌にするかを考えます。

⑥読者アンケートをもとに企画の業務改善

広報誌は、目的を達成するための手段の一つです。

読者アンケートを実施し、企画が目的・目標に対して効果的だったか、具体的に何が良かった・悪かったかの振り返りを行います。

振り返りに加えて、読者の困りごとや知りたいことを直接聞くことも可能です。

ニーズを確認する項目を設けることで、次回の企画づくりに役立つ情報収集も行います。

⑦制作過程の振り返りを行う

広報誌は印刷物のため、入稿の納期が遅れると完成日が遅延します。

一方で、広報誌は企画のネタ集め、取材対象者のスケジュール調整、レイアウト決めなど、完成するまでに多くの工程を要します。

また、担当者が他部署と兼務して時間がなかなか取れなく、担当者が1〜2名と少ない体制で作成している場合も。

限られた時間の中で無理なく広報誌を作成するためにも、制作工程の振り返りの場を設けます。

良かったこと、悪かったこと、次回の対策することで広報誌作成する人達は共有し振り返りを実施することで、仕事や案件の改善を加速化され、チームの生産性を上げることが可能です。

4. まとめ

広報誌は、多くの人の目に触れ、興味・関心を集める販促ツールです。

認知度向上など、さまざまな販促効果が期待されています。

広報誌の効果を最大限に引き出すこと。

興味を引くデザインや、たくさんの人がわかりやすい文章を考えるなども求められます。

広報誌作成など悩んでいて、インパクトのある広報誌の作成に興味がある方、広報誌をリニューアルしたいという方、こういったご相談をお持ちの方は、町おこし.comにお問い合わせください。